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En France, la BDES est une obligation pour toutes les entreprises qui possèdent au moins une cinquantaine de salariés. Plusieurs logiciels ont été mis au point pour garantir un bon niveau de sécurité et de confidentialité des données. Cependant, certaines entreprises se réfèrent encore à des outils inadéquats pour gérer leur BDES. Si vous n’avez pas connaissance des avantages qu’il offre, voici quelques idées pour vous aider à en savoir davantage.
Être facilement en possession des informations
L’objectif de la Base De Données Économique et Sociale est d’accompagner les Institutions Représentatifs du Personnel (IRP), leur permettre de disposer des informations claires et fiables visant à améliorer le processus de négociation collective. L’utilisation d’un logiciel BDES vous permet de gérer au mieux vos données. Il répond convenablement à vos besoins, puisqu’il a été conçu à cet effet. Avec un logiciel BDES, vous pouvez :
- automatiser les mises à jour ;
- effectuer des comparaisons ;
- accéder à l’historique, etc.
Les logiciels comme Sharepoint et GED peuvent bien vous aider à jouer ce rôle. Ils sont tous dotés de fonctionnalités de collaboration et de structuration de documents. Cependant, ils ne proposent pas ou offrent très peu de praticités relatives à la datavisualisation. Ils présentent des limites en ce sens qu’ils ne permettent pas de générer des rapports ou graphismes en un temps record. Ils ne mettent qu’à disposition des informations brutes qui limitent les IRP dans leur possibilité de navigation et d’analyse.
Pour la sécurisation de la BDES
Les logiciels BDES assurent la sécurité et la protection des informations relatives à votre entreprise. En effet, on assiste de plus en plus à des cas de fuites de données dans les structures. Avec GED ou Sharepoint, vos informations confidentielles ne sont pas à l’abri et peuvent être facilement divulguées. Cela représente un véritable danger pour vous et donne une mauvaise image à votre entreprise. Il est donc préférable d’opter pour un outil qui, en plus de s’adapter à vos besoins, vous garantit un bon niveau de sécurité.
Les logiciels BDES comportent des paramétrages avec des droits d’accès très limités, une traçabilité millimétrée, une gestion de mandat et une mise à jour régulière. Cela prouve que la gestion des données n’est pas prise à la légère avec un logiciel BDES. Ainsi, les entreprises rassurent les instances représentatives et assurent leurs arrières.
Le coût du logiciel BDES est accessible à toutes les entreprises
Les logiciels BDES constituent un outil de gestion que toutes les entreprises devraient s’approprier. Si certains semblent être coûteux, ce n’est pas le cas de tous. Aussi, retenez que, quel que soit son prix, un logiciel BDESE ne peut être cher du fait des nombreux bénéfices qu’ils vous rapportent. En effet, les coûts liés à cet outil sont de deux ordres : ceux de l’installation et ceux qui concernent la maintenance.
Pour la mise en place d’un logiciel de gestion de BDES, il vous faut un investissement de départ. Cela servira au stockage de vos données dans un serveur de fichier. Toutefois, ces fonds sont très tôt rentabilisés grâce aux multiples fonctions qu’il offre. Par ailleurs, des frais s’appliquent aussi à la maintenance et à l’accès à l’éditeur du support. Cependant, les bénéfices qui en découlent sont énormes et valent la peine de miser gros sur un logiciel BDES.
Bien utiliser la bdese, un enjeu pour les entreprises
La mise en place d’une Base De Données Économique et Sociale représente un travail colossal pour les entreprises. Si certains effectuent encore ce travail grâce à l’aide tableaux Excel, il est certain que l’utilisation d’un logiciel BDESE facilite grandement le travail. En effet, qu’il s’agisse de l’introduction des données relatives à l’entreprise, de la facilité de lecture ou de la conformité du document, un logiciel vous sera d’une aide précieuse.
La mise en place de la BDESE, un moment crucial dans la vie d’une entreprise
La mise en place de ce document unique revient à la direction de l’entreprise. Elle peut bien sûr déléguer certaines de ces tâches aux services concernés (comptabilité, etc.), mais elle reste responsable des données transmises. C’est la raison pour laquelle, l’utilisation d’un logiciel bdese, y compris pour les entreprises de moins de 300 salariés est une bonne option.
En effet, une Base De Données Économique et Sociale doit comporter certaines informations essentielles afin d’être en accord avec la législation des entreprises. Si certains de ces éléments ne sont pas présents dans la bdese, l’entreprise peut alors se voir condamnée au versement d’une amende. En utilisant un logiciel bdese, vous pouvez éviter cette situation désagréable. L’éditeur du logiciel vous informe de toutes les modifications de la législation.
Une communication plus transparente avec les représentants du personnel
L’utilisation d’un logiciel bdese, permet également à la direction de l’entreprise de communiquer de façon plus transparente avec les représentants élus du personnel. Mais pas seulement. La base de données est également accessible à l’inspection du travail et à la médecine du travail.
Elle doit clairement afficher une vision globale de l’entreprise ainsi que ses perspectives pour les années à venir. Une présentation numérique claire, comportant des explications sur certaines données brutes, permettra à chaque personne amenée à la consulter de bien comprendre les enjeux des actions mises en place par la direction.
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